Herramienta de reserva / Pantalla

Las cabinas telefónicas y de reuniones, una vez adquiridas, son muy populares entre los empleados, y a menudo se disputan acaloradamente las plazas en los cubos acústicos. Una forma de gestionar las prisas es integrarlas en una herramienta de reserva de salas/escritorios en combinación con pantallas adecuadas.

En las secciones siguientes explicamos las opciones que consideramos útiles.

Integrar cajas acústicas en una herramienta de reservas existente

Para quienes ya utilicen una herramienta de reserva de salas o incluso de pupitres, integrar un cubo acústico en el software de reservas existente debería ser fácil: añada las cabinas de reunión o las cabinas telefónicas como recurso reservable y listo.

Objetivos contrapuestos: ¿uso espontáneo o sólo con reserva?

Lo que sigue pareciendo factible para las cabinas de reunión (al fin y al cabo, la mayoría de las reuniones se programan con antelación) alcanza rápidamente sus límites con las cabinas telefónicas: A veces se reservan con cita previa (cuando se sabe que se tiene una llamada importante en la agenda), pero lo más frecuente es que se necesiten ad hoc (cuando se recibe una llamada espontánea que se prefiere continuar en la cabina).

Pantallas como componente de la solución

Si desea que sus empleados puedan utilizar las cabinas telefónicas de forma espontánea, además de hacer reservas con antelación, puede utilizar soluciones con pantalla, por ejemplo. Ventaja: las reservas existentes o futuras se muestran en la pantalla de cada cabina telefónica; es igual de fácil reconocer las cabinas disponibles o libres sin reserva.
Esta variante funciona mejor con una combinación de hardware (pantallas con conexión WLAN) y software (herramienta de reservas, sincronización central).

Reserva de salas para cubos acústicos: ¿herramienta de reserva, visualización o una combinación de ambas?

Teniendo en cuenta las posibilidades que ofrecen las herramientas de reserva y las soluciones de visualización, existen tres opciones diferentes para reservar cabinas telefónicas y de reuniones:

• Pantallas como solución autónoma: Las reservas sólo son posibles o están permitidas a través de la pantalla. Tanto las reservas espontáneas como las planificadas deben realizarse a través de la pantalla táctil. Otra ventaja: las reservas no requieren registro ni cuenta de usuario.
• Software como solución autónoma: El uso espontáneo de una cabina vacía (sin reserva previa) puede obligar a desocuparla antes de lo previsto. Los códigos QR de cada cabina, que permiten la reserva espontánea a través de un programa informático, pueden aliviar esta situación. Inconveniente: el software suele requerir una cuenta de usuario. No es posible que los invitados hagan reservas.
• Solución integrada: La combinación de expositores en cada box reservable con una solución de software adecuada permite obtener lo mejor de las dos opciones mencionadas: Las reservas pueden realizarse de forma fácil y espontánea, pero también con antelación, tanto virtualmente a través del software como directamente en el expositor. Los clientes que no dispongan de una cuenta de software también pueden reservar en la pantalla.

Nuestra recomendación: Goconut como herramienta de reserva + expositores