Buchungstool / Display

Telefon- und Meetingboxen sind – sobald sie einmal angeschafft wurden – bei den Mitarbeiter:innen sehr populär und Plätze in den Akustik-Cubes oft heiß umkämpft. Eine Möglichkeit, den Ansturm in geordnete Bahnen zu lenken, ist die Integration in ein Raum-/Desk-Booking-Tool in Kombination mit entsprechenden Displays.

In den nachfolgenden Abschnitten, erklären wir, welche Möglichkeiten wir dabei für sinnvoll erachten.

Akustik-Boxen in ein bestehendes Buchungstool integrieren

Für diejenigen, die bereits ein Raum- oder sogar Desk-Booking-Tool nutzen, dürfte die Integration eines Akustik-Cubes in die bestehende Buchungs-Software ein Leichtes sein: die Meetingboxen oder Telefonboxen als buchbare Ressource hinzufügen und fertig.

Zielkonflikt: spontane Nutzung oder nur auf Reservierung?

Was für Meetingboxen noch gangbar erscheint (schließlich werden die meisten Besprechungen mit Vorlauf angesetzt), stößt bei Telefonboxen schnell an seine Grenzen: Diese werden mal auf Termin reserviert (wenn man weiß, dass man einen wichtigen Call im Kalender hat), öfter jedoch adhoc benötigt (wenn man spontan einen Anruf erhält, den man lieber in der Kabine weiterführen möchte).

Displays als Lösungskomponente

Wer seinen Mitarbeiter:innen für Telefonboxen sowohl eine spontane Nutzung als auch Reservierungen im Voraus ermöglichen möchte, kann beispielsweise auf Lösungen mit Display zurückgreifen. Vorteil: Bestehende bzw. anstehende Reservierungen werden auf dem Display an jeder Telefonbox angezeigt – ebenso leicht erkennt man verfügbare bzw. freie Boxen ohne Reservierung.
Diese Variante funktioniert am besten bei einer Kombination aus Hardware (Displays mit WLAN-Verbindung) und Software (Buchungstool, zentrale Synchronisation).

Raumbuchung für Akustik-Cubes: Buchungstool, Display oder beides kombiniert?

Für die Belegungsplanung von Telefon- und Meetingboxen ergeben sich unter Berücksichtigung der Möglichkeiten, die Buchungstools und Display-Lösungen mit sich bringen, drei verschiedene Varianten:

• Displays als Stand-alone-Lösung: Buchungen sind nur über das Display möglich bzw. erlaubt. Sowohl spontane als auch geplante Reservierungen müssen über das Touchdisplay erfolgen. Ein weiterer Vorteil: Eine Anmeldung oder ein Nutzer-Account ist für Buchungen nicht notwendig.
• Software als Stand-alone-Lösung: Buchungen sind nur per Software möglich, die spontane Nutzung einer leeren Telefonbox (ohne vorherige Buchung) kann dazu führen, dass man die Box schneller räumen muss als gedacht. Eine gewisse Abhilfe können hier QR-Codes an jeder Box schaffen, die die spontane Buchung per Software unterstützt. Nachteil: Für die Software ist in der Regel ein Nutzer-Account vonnöten. Buchungen durch Gäste sind nicht möglich.
• Integrierte Lösung: Die Kombination von Displays an jeder buchbaren Box mit einer passenden Software-Lösung ermöglicht das Beste aus den beiden zuvor genannten Varianten: Buchungen sind unkompliziert spontan möglich, aber auch im Voraus – sowohl virtuell über die Software als auch direkt am Display. Buchungen können zudem auch von Gästen ohne Software-Account am Display durchgeführt werden.

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