Outil de réservation / affichage

Une fois achetés, les boîtiers de téléphone et de réunion sont très populaires auprès des collaborateurs et les places dans les cubes acoustiques sont souvent très convoitées. L'intégration dans un outil de réservation de salle/d'espace de travail en combinaison avec des présentoirs adéquats est une possibilité de canaliser cette ruée.

Dans les paragraphes suivants, nous expliquons quelles sont les possibilités que nous considérons comme judicieuses.

Intégrer des boîtes acoustiques dans un outil de réservation existant

Pour ceux qui utilisent déjà un outil de réservation de salle ou même de bureau, l'intégration d'un cube acoustique dans le logiciel de réservation existant devrait être un jeu d'enfant : il suffit d'ajouter les boîtes de réunion ou les boîtes téléphoniques comme ressources réservables et le tour est joué.

Conflit d'objectifs : utilisation spontanée ou uniquement sur réservation ?

Ce qui semble encore possible pour les boîtes de réunion (après tout, la plupart des réunions sont programmées à l'avance) atteint rapidement ses limites pour les boîtes téléphoniques : Celles-ci sont parfois réservées sur rendez-vous (lorsque l'on sait que l'on a un appel important dans le calendrier), mais plus souvent utilisées de manière adhoc (lorsque l'on reçoit un appel spontané que l'on préférerait poursuivre dans la cabine).

Les écrans comme composants de la solution

Si vous souhaitez permettre à vos collaborateurs d'utiliser spontanément les boîtes téléphoniques et de les réserver à l'avance, vous pouvez par exemple recourir à des solutions avec écran. Avantage : les réservations existantes ou en attente sont affichées sur l'écran de chaque boîte téléphonique - il est également facile de reconnaître les boîtes disponibles ou libres sans réservation.
Cette variante fonctionne le mieux avec une combinaison de matériel (écrans avec connexion WLAN) et de logiciel (outil de réservation, synchronisation centrale).

Réservation de salles pour les cubes acoustiques : outil de réservation, affichage ou combinaison des deux ?

Pour la planification de l'occupation des boxes téléphoniques et de réunion, trois variantes différentes se présentent, compte tenu des possibilités offertes par les outils de réservation et les solutions d'affichage :

• Présentoirs en tant que solution autonome : Les réservations ne sont possibles ou autorisées que via l'écran. Les réservations spontanées et planifiées doivent être effectuées via l'écran tactile. Autre avantage : il n'est pas nécessaire de s'inscrire ou d'ouvrir un compte utilisateur pour effectuer des réservations.
• Logiciel en tant que solution autonome : Les réservations ne sont possibles que par logiciel, l'utilisation spontanée d'une boîte téléphonique vide (sans réservation préalable) peut avoir pour conséquence que l'on doive vider la boîte plus rapidement que prévu. Les codes QR apposés sur chaque boîte, qui prennent en charge la réservation spontanée par logiciel, peuvent apporter une certaine solution. Inconvénient : le logiciel nécessite généralement un compte d'utilisateur. Les réservations par les clients ne sont pas possibles.
• Solution intégrée : La combinaison de présentoirs sur chaque box réservable et d'une solution logicielle adaptée permet de tirer le meilleur parti des deux variantes mentionnées précédemment : Les réservations peuvent être effectuées spontanément et sans complication, mais aussi à l'avance - aussi bien virtuellement via le logiciel que directement sur l'écran. Les réservations peuvent en outre être effectuées sur l'écran par des clients ne disposant pas d'un compte logiciel.

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