Kauf | Vor- und Nachteile

Kauf ist für Unternehmen die nach wie vor am weitesten verbreitete Methode, Betriebsbedarf wie z.B. Büromöbel zu erwerben. Miete, Leasing oder Pay-per-Use-Zahlungsmodelle spielen dabei derzeit eine untergeordnete Rolle. Meist ist “Kauf” bei der Auswahl neuer Büromöbel durch ein Unternehmen automatisch gesetzt; eine explizite Auseinandersetzung damit, ob dies überhaupt die passende Erwerbsform für die geplante Nutzung ist, findet in den wenigsten Fällen statt.

Kauf als Erwerbsform – rechtliche und steuerliche Implikationen

Rechtliche Implikation

Bei einem Kauf geht das Eigentum an einer Sache gegen Bezahlung auf den Käufer über. Der Käufer kann in der Regel frei über den erworbenen Gegenstand (in unserem Fall Büromöbel) verfügen und diesen nutzen, trägt aber nach dem Kauf typischerweise auch alle Risiken, die nicht durch eine Gewährleistung abgedeckt sind wie z.B. der Verlust durch Diebstahl und Naturkatastrophen oder das Risiko des allmählichen Verschleißes durch Abnutzung.

Steuerliche Implikation

Die für den Betriebsbedarf erworbenen Gegenstände (bei uns konkret Telefon- und Meetingboxen) müssen als Anlagevermögen bilanziert und über die geplante Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die in Deutschland maßgeblichen AfA-Tabellen sehen bei Büromöbeln eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor (siehe sogenannte “Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter” unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/AfA_Tabellen/afa_tabellen.html.

Implikationen auf den Cashflow

Beim Kauf erfolgt die Bezahlung in der Regel sofort in kompletter Höhe. Das mag irgendwie selbstverständlich und trivial klingen, ist aber ein wesentlicher Unterschied zum Mieten oder Leasen.

Merke: Dies bedeutet, dass der Kaufbetrag zwar unmittelbar zum Zeitpunkt des Kaufs fällig wird, die Ausgabe jedoch nicht sofort als Aufwand steuerlich geltend gemacht werden kann sondern (in Deutschland) auf 13 Jahre gestreckt wird!

Diese Regelungen machen in vielen Fällen Sinn – schließlich sind Büromöbel wie beispielsweise unsere Telefon- und Meetingboxen langlebig und für viele Jahre Nutzung gedacht. Es gibt aber auch Situationen, in denen ein Kauf nicht unbedingt die ideale Erwerbsform ist.

Alternativen zum Kauf

Über Alternativen zum Kauf nachzudenken, ist insbesondere in folgenden Fällen lohnenswert:

• Cashflow-Optimierung: Die Zahlung soll über längere Zeit erfolgen, um den Liquiditätsbedarf gering zu halten.
• Kürzere Nutzungsdauer als 13 Jahre: Falls schon fest steht, dass die geplante Nutzungsdauer der Büromöbel kürzer oder sogar erheblich kürzer als 13 Jahre betragen könnte, sind Leasing und Miete ggf. interessante Alternativen. Beispiele:
  • Ein Unternehmen benötigt Meetingboxen für Büroräume, die nur übergangsweise für zwei Jahre bis zum geplanten Umzug in einen größeren Neubau genutzt werden sollen.
  • Der Mietvertrag der Büroräume läuft in vier Jahren aus, es ist unklar, ob die dringend benötigten Telefon- und Meetingboxen danach noch genutzt werden können.
• GuV-Optimierung: Bei Unternehmen, die sich stark am Kapitalmarkt bzw. den Interessen von Investoren orientieren, ermöglichen Miete und Leasing andere Möglichkeiten in der betriebswirtschaftlichen Darstellung: monatliche Miet- und Leasing-Raten sind den Betriebsausgaben zuzurechnen und binden im Gegensatz zum Kauf kein Kapital (“Asset-Light”).
• Test: Gerade bei relativ neuen Bürokonzepten wie Meeting- und Telefonboxen sind Unternehmen häufig unsicher, wie gute diese von den Mitarbeitenden angenommen und genutzt werden. Hier bieten wir mit unserer FLEX-Miete eine interessante Alternative zum Kauf an.

Übersicht: Kauf, Miete und Leasing bei Ninety-Nine Cubes